회계관리
회계란?
회계란, 회사의 경영 활동에 관련된 이해당사자들간의 합리적인 의사 결정을 할 수 있도록
경영활동을 기록하고 유용한 재무적 정보를 측정하여 전달하는 과정을 회계라고 합니다.
즉, 이해 당사자들(경영자, 거래처, 사원 등)이 합리적인 결정(좋은 쪽이든 나쁜 쪽이든)을 할 수 있게
재무적 정보를 제공하는 것을 회계라고 합니다.
회계정보를 이용하는 예를 들자면 경영자는 올해 실적이 얼마나 되는지, 사원은 올해 성과급은 얼마나 받는지
각자의 이익과 목적에 맞는 회계정보를 이용합니다.
회계업무는 회사의 규모와 관계없이 꼭 필요로 하는 중요한 업무입니다.
운송사에서 이루어지는 모든 활동은 회계 데이터를 기본으로 하고,
이 데이터를 기반으로 돈의 입출금이 결정되기 때문에 매우 중요합니다.
운송사와 거래하는 화주, 거래처부터 계약차량, 용차까지
수많은 운행내역을 기반으로 한 입·출금 & 미수금 내역을 관리하기란 쉽지 않습니다.
wings의 회계관리 페이지는
운송사의 돈의 흐름을 정확하게 파악할 수 있도록 꼭 필요한 기능들로만 구성되어 있습니다.
거래처원장 : 운송사와 거래중인 거래처와의 거래내역을 한번에 파악할 수 있는 페이지
현금출납장 : 돈의 & 입 출금 내역 관리를 하는 페이지
미수금 관리 : 미수금 차량 / 거래처 내역을 관리하는 페이지
회사발행 계산서 관리 : 계약차량에게 계산서를 역발행 할 수 있도록 처리하는 페이지
차량별 지급내역서 : 차량의 운송료 / 공제내역을 관리하고, 알림톡을 보낼 수 있는 페이지
wings 사용자가 다양한 기능을 반복적으로 사용하고 익숙해지면,
관리하기 어려운 운송사의 많은 데이터를 투명하고 정확하게 관리할 수 있습니다.
wings 회계업무 진행과정
wings 회계관리 페이지에서 업무처리를 하는 과정은 총 8단계로 나눠집니다.
정산업무에서는 내역이 정확하게 일치하는지,
정확한 금액이 기재되었는지 확인하는 업무라면
회계업무는 화주나 타 운송사에서 발행한 계산서의 금액 일치 여부를 확인하고,
이를 토대로 입 & 출금 처리를 합니다.
위에 나와있는 회계업무 진행과정은
운송료에 대한 회계 처리과정을 기준으로 한 것입니다.
운송료 이외의 임대 & 임차료 or 공과금, 관리비 계산서 처리과정은 아래에서 다시 설명을 드리도록 하겠습니다.
Part01 계산서 확인 및 처리
계산서 확인, 일치여부 확인, 계산서 발행
회계업무의 시작은 운송사에 들어온 계산서를 확인하는 것으로 시작됩니다.
운행한 내역에 대한 금액만큼 운송사에서 계산서를 발행하면,
운송사에서는 발행된 계산서 금액과
wings에 등록되어 있는 정산이 마감된 내역의 총 금액과 비교를 합니다.
상기 내역의 알고리즘 순서도처럼 내역이 정상일 경우 계산서 마감 처리를 하고,
내역이 다를 경우에는 담당자에게 내역 확인 요청 및 수정 요청을 합니다.
수정이 완료되었다면 다시 재확인하여
계산서 금액과 wings에 등록되어 있는 정산 마감된 내역의 총 금액을 비교하여 계산서 마감을 진행합니다.
Part02 매입매출장으로 데이터 이전
정산관리에 있는 계산서 마감이 완료가 되면, 완료된 데이터는
회계관리 → "매입매출장"으로 데이터가 넘어오게 됩니다.
매입매출장은 wings 회계관리에서 핵심적인 역할을 담당하고 있습니다
① 계산서 발행된 전체 금액 확인 가능
계산서가 발행된 전체 금액을 확인하여
검색한 월의 총 매출 / 매입 금액을 한 눈에 파악할 수 있습니다.
② 매출 / 매입(업체) / 매입(차량) 의 계산서 정보 확인 가능
계산서 발행 정보를 통해
입 & 출금 유무, 계산서 발행 여부 등을 파악할 수 있습니다.
③ 전자발행 업로드
운송사에서 타 운송사에 전자세금계산서를 발행하는 경우
해당 기능을 사용하여 엑셀로 받아 국세청에 업로드 하는 기능입니다.
④ 세무사랑 업로드
타 운송사에서 발행해온 계산서들을
엑셀로 내역을 받아서 세무사랑 회계 프로그램에 업로드 하는 기능입니다.
④ 매출/매입 계산서 발행
운송료 이외의 회계코드에 등록이 되지 않은 계산서를 발행할 경우,
회계관리 → 매입매출장에 있는 "매출/매입 계산서 발행" 기능을 이용하여 계산서를 발행합니다.
예를들어, 운송사에서 지게차를 구매할 경우
운송업, 관리비, 공과금 이외의 내역을 계산서로 발행해야 하기 때문에
해당 기능을 사용하여 계산서를 등록하는 것입니다.
Part03 입출금 준비
일반적으로 운송사와 계약한 차량에게 운송료를 지급하는 날짜는
각 운송사마다 정해져 있습니다.
계약한 차량에게 운송료를 지급하는 날짜가 다가오기 전에
운송사에서는 입출금에 대한 사전준비를 완료해야 합니다.
Part04 출금리스트 출력
Wings 출금리스트는
업체 & 차량에 지급해야 할 금액의 데이터를 보관하는 공간입니다.
작업구분별(ex 씨제이 차량, 한진차량 등) 운송사에서 정한 지급날짜가 되면
이 페이지에서 돈 입금에 대한 행위가 이뤄집니다.
간단한 예를 들어 설명을 드리도록 하겠습니다.
오늘 날짜는 4월 20일이고, 매 월 20일은 작업구분이 씨제이인 차량 지급 날짜입니다.
※ 작업구분이란? 차량들을 구분하는 기준
ex) 씨제이에서만 운행하는 차량이 있고, 한진에서만 운행하는 차량이 있는데 이를 구분하기 위함
먼저, 회계관리 → 출금리스트 페이지로 이동합니다.
3월에 운행한 내역에 대한 운송료를 4월 20일에 입금하는 것이기 때문에,
전월 버튼을 클릭하여 전월 출금리스트를 전부 불러옵니다.
이후에, 오늘 출금리스트 버튼을 클릭하여 지급일이 20일로 정해진 작업구분의 차량을 전부 불러옵니다.
(씨제이 운송료 지급일은 매월 20일인데 19일에 오늘 출금리스트를 클릭하면 데이터가 보이지 않음)
그 다음 차량 리스트를 전체 선택한 후, 출금리스트(엑셀) 출력 버튼을 클릭합니다.
이때, 버튼을 클릭하게 되면
차량 리스트들의 은행명, 예금주, 계좌번호, 입금금액 등 대용량으로 온라인뱅킹이 가능하도록
엑셀 양식으로 다운로드 받아지고,
해당 차량 리스트들은 회계관리 → 현금출납장 → 출금예정표로 데이터가 넘어가게 됩니다.
전에 받았던 출금리스트 엑셀파일로 차량에게 운송료 지급이 완료되면
회계관리 → 현금출납장 → 출금예정표에서 모두 출금 버튼을 클릭해서
씨제이 차량들의 출금내역을 등록합니다.
혹여나 리스트에서 잘못 가져오더라도 출금예정표에서 리스트를 모두 지운 후,
출금리스트에서 다시 가져올 수 있습니다.
출금리스트에서 해당 기능을 이용하려면 반드시 기본정보 → 차량관리 → 차량선택 후, 작업구분 설정 필요
(작업구분 설정 방법 : 설정 → 항목관리 → 작업구분에서 날짜 설정 가능)
설정이 완료되고, 차량정보 입력 란에서 작업구분을 선택하면 자동으로 지급일이 입력됩니다.
실제로 위의 기능을 이용하면 버튼 선택 몇번으로 대량의 운송료 출금내역을 손쉽게 등록할 수 있습니다.
Part05 현금출납장에 내역 등록
Wings 현금출납장은
검색한 날짜의 돈의 입 & 출금 내역을 보여주는 공간인데요.
알기 쉬운 예를 들어 설명하자면 "용돈기입장" 이라고 생각하시면 됩니다.
현금출납장의 용도는 정말 간단하게
돈의 입 & 출금 내역을 보여주는 공간이지만,
돈의 흐름을 파악하는 아주 중요한 장소이기도 합니다.
간단한 예를 들어 설명을 드리도록 하겠습니다.
운송사에서 지게차가 필요하여 지게차를 4월 7일에 구매하였습니다.
비용이 발생되었기 때문에 계산서 발행과, 현금출납장에 내역을 등록해야 하는 상황이죠.
(현금출납장 : 돈의 입출금 내역을 등록하는 공간)
먼저 매입매출장 → 매출/매입계산서 발행 기능을 통해 지게차 구매 계산서 내역을 등록합니다.
(지게차 구매는 배차, 운수처럼 고정적으로 발생하는 업무가 아니기에 매출/매입계산서 발행을 통해 계산서 발행)
등록된 내역의 상태를 보면 "발행" 이라고 왼쪽에 표시되어 있습니다. (현재 계산서 발행상태)
매입매출장에 계산서 내역이 등록되면, 현금출납장에서 해당 내역을 검색할 수 있습니다.
입금인지 출금인지, 입금완료된 날짜는 언제인지, 거래처명은 무엇인지 등 등록하고자 하는 정보를 선택 & 입력합니다.
ex)
입/출금 : 출금 (지게차를 구매한 것이기 때문에 출금으로 설정)
날짜 : 4월 7일 (지게차를 구매하기 위해 출금한 날짜)
적용월 : 4월 9일 (4월로 자동 적용됨)
거래처 : ABC지게차 (지게차를 구매한 업체 이름)
근거 : 10,000,000원 (ABC지게차에 대한 입금 or 출금내역을 가져와서 보여줌)
(거래처에서 ABC지게차를 선택한 후, 근거를 클릭하면 근거가 자동으로 검색이 됨 → 2020.04.07_10,000,000_기타(매출)
해당 근거자료는 매입매출장에서 상태가 "발행"인 내역만 가져옴)
이후 계정코드, 적요 등을 입력한 후 현금출납장 추가버튼 클릭
내역을 전부 입력한 뒤 현금출납장 버튼을 클릭하면, 해당 내역이 현금출납장에 입력이 됩니다.
그리고 매입매출장에서 이 지게차 구매 계산서 내역의 상태는 "완료"로 바뀌게 됩니다.
Part06 내역 확인
운송사의 계약차량에게 운송료가 정상적으로 입금이 완료되었으면
계약차량에게 운송료가 정상적으로 입금이 완료되었는지,
Wings에 내역들이 입금완료 처리가 정상적으로 등록되었는지 확인합니다.
내역확인을 끝으로 wings에서의 회계업무의 진행과정은 여기까지입니다.
위에서 설명드렸던 회계 업무의 진행과정은 배차 → 정산 → 회계로 넘어온
운송료에 대한 계산서의 회계 업무처리 진행과정인데요.
위에서 설명 드렸던 내용처럼 단순히 "운송료"에 대한 계산서가 아닌
운수 페이지에서 발행된 임대료 & 임차료, 공과금 계산서나
회계관리 페이지에서 매출 / 매입 계산서를 발행해서 계산서도 처리가 가능합니다.
계산서 생성 방법
회계업무의 경우 배차, 정산, 운수에서 넘어온 운송료에 대한 계산서발행 내역으로
업무를 처리하는것이 일반적이지만,
가끔 독단적으로 계산서를 발행하여 업무처리를 해야하는 경우도 생깁니다.
예를들어 운송사에서 샤시를 구매할 경우,
운송료, 공과금, 관리비, 임대료 그 어디에도 해당이 안되기 때문에
새로 계산서내역을 만들어서 발행을 하는겁니다.
회계업무처리는 대부분 배차, 정산, 운수업무와 연관되어 있기 때문에
다른 부서이기는 하나 해당 업무 담당자분들과의 이해관계 또한 중요합니다.
회계관리 추가기능
wings의 회계관리 page에는 위에 기재되어 있는 내용처럼
회계업무에 도움이 되는 부수적인 여러가지 기능들이 있습니다.
■ 미수금 관리
운송사와 계약한 계약 차량과, 거래하는 거래처간의 미수금된 내역을
한 눈에 확인할 수 있는 공간입니다.
수금되지 않은 리스트를 정확하게 파악하여 운송사의 운영에 있어서 많은 도움을 주는 기능입니다.
■ 회사발행계산서 관리
운송사에서 계약차량을 대상으로 계산서를 대신 끊어주기 위한 페이지입니다.
■ 차량별 지급내역서
검색된 날짜를 기준으로 차량의 운송료 / 공제 내역을 한 눈에 확인할 수 있고,
해당 내역서의 엑셀출력 기능과 차량에게 운행한 내역서를 알림톡으로 보내는 기능이 있는 페이지입니다.
■ 회계코드 관리
운송사에서 현금출납장에서 사용하는 코드를 생성하여 드롭다운 형식으로 사용하는 기능입니다.
ex) 운송료(매출), 공과금(관제) 등 운송사에서 원하는 코드를 생성해서 사용 가능
위의 기능들은 회계 프로그램에서 일반적으로 상용화되어있는 기능들은 아니지만,
운송사의 운영에 꼭 필요한 기능들이기에 wings에서 서비스를 제공하고 있습니다.
Wings의 회계관리에 대한 기본적인 설명이 끝났습니다.
회계업무는 돈을 관리하는 핵심적인 역할을 하는 업무이기 때문에
많은 인원이 회계업무를 하기 어려운 구조로 되어 있습니다.
대부분의 운송사에서는 소수의 인원을 구성으로 회계업무를 하는것이 일반적이죠.
하지만 소수의 인원이라고 해서 처리해야하는 업무가 적은것 또한 아닙니다.
타 부서에 비해 정말 많은 분야와 처리해야 할 업무들이 정말 많습니다.
또한 돈을 관리하기 때문에 확실하고 정확하게 업무를 처리해야 합니다.
wings의 회계관리 page에서는 소수의 회계업무를 하는 담당자분을 위해
수백 수천개의 처리해야할 데이터들을 클릭 몇번으로 처리할 수 있고
다른 여러가지 운송사의 회계업무 또한 매우 효율적으로 업무처리를 할 수 있도록
다양한 기능들이 구성되어 있습니다.
회계관리 page는 다른 wings의 페이지들보다 조금 더 어렵습니다.
하지만 wings의 회계관리 page의 기능과 업무처리 로직에 대한 이해가 어느정도 되면,
기존까지 작업했던 회계업무 처리 속도가 몇 배는 향상 되신다는걸 체감하실 수 있습니다.
Wing의 회계관리 페이지에 대한 설명은 여기까지입니다.
다음 페이지는 운수 페이지에 대한 설명으로 찾아뵙도록 하겠습니다.
궁금하신 사항이나 문의사항은 하기 내역으로 문의 주시면 감사하겠습니다.
E-mail : lhappyl0929@naver.com
Tel : 043-269-0002